Archiviazione fisica e ottica RomaDurante lo svolgimento delle proprie attività, ogni persona giuridica produce o riceve costantemente documenti da conservare per motivi gestionali, giuridici e fiscali.

Il patrimonio documentale che ne deriva ha un enorme valore legale, giuridico e amministrativo perché testimonia l’attività svolta.

L’accumularsi dei documenti causa inevitabilmente dei costi legati al personale per la gestione dell’archivio e ai problemi di spazio occupato.

Razionalizzare l’archiviazione diventa quindi un obiettivo di non facile soluzione, determinante per il controllo dei costi.

1877 STEIN fornisce tutti i servizi d’archiviazione e la miglior soluzione è studiata in base alle effettive esigenze di accessibilità alle documentazioni del cliente.

  • Archiviazione fisica (cartacea)

L’archivio aziendale, o una parte di esso, è classificato, catalogato, etichettato e conservato in contenitori numerati che vengono trasportati negli archivi di 1877 STEIN.

Una mappa dettagliata di tutti i documenti è sempre a disposizione del cliente che è in grado di risalire in tempo reale al documento cercato e al numero del contenitore in cui è conservato.

1877 STEIN consulta dall’archivio il documento richiesto dal cliente e, a seconda della necessità, glielo inoltra in formato digitale o in originale nei tempi stabiliti dal contratto.

  • Archiviazione ottica (digitale)

È stata sviluppata una soluzione conforme ad ogni esigenza, personalizzabile per dimensione e costi che consente di archiviare i file derivanti dalla digitalizzazione con i relativi metadati. Le immagini acquisite vengono memorizzate su DVD, consegnati in appositi raccoglitori, e su nastro magnetico LTO.

Sia i DVD che i nastri LTO saranno organizzati in directory corrispondenti alle singole unità catalografiche. Un rapporto descrittivo dell’attività svolta, con indice del contenuto dei singoli DVD e nastri LTO, accompagnerà la consegna dei supporti ottici e magnetici.

Inoltre, l’acquisizione dei dati è rivolta ad alimentare con le immagini, nei formati derivati e con i relativi metadati, l’archivio elettronico consultabile via Web.

L’architettura della banca dati risultante si fonda sul modello logico Open Archival Information System (OAIS) e prevede un sistema per la gestione e diffusione on-line dei documenti digitali. È un formato standard internazionale per la codifica dei dati ed è basato su tecnologie informatiche open source.

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